Du 01 Juin au 07 Juin

 

 

En cette première semaine de Juin, j'ai changé de mission : me voilà au service des réservations, deuxième étage, dernière porte du couloir, dans les bureaux. La superviseur: Eva m'a accueillie et présentée à sa collègue: Ferry. Elles sont deux à travailler dans un petit bureau avec deux ordinateurs.

 

Leur principale tâche est d'assurer la prise de réservation par téléphone, fax ou mail ainsi que les opérations qui s'y rapportent.

Outre cette mission phare, elles doivent également développer et optimiser les ventes de chambres en respectant la politique commerciale de la marque et de l'hôtel.

 

Quand le client réserve via Booking.com, Agoda ou une autre plateforme d'hébergement, la superviseur reçoit directement un mail de confirmation.

Suite à ça, j'ai du mettre à jour le profil de chaque client dans le système VHP de l'hôtel en indiquant le nombre d'adulte, le nom de client et les remarques du clients vis à vis de sa réservation: smoking ou non smoking room, high floor etc. J'ai également du actualiser les remarques concernant le paiement qui différe selon le site de réservation par lequel le client est passé.

 

Si le client utilise Booking.com, le paiement s’effectuera directement à l’hotel. L’agent de reservation doit donc informer l’ensemble du personnel de la réception via VHP, dans la case remarques: R/ABF 2 TO ALL PA (Room/Adult breakfast 2 to all personal account), ce qui signifie que le client paiera sa chambre au moment du check-in. L’hotel requiert une connexion spéciale pour vérifier les réservations et finances (réservation états, des factures et le statut des factures) des informations provenant de l'extranet de Booking.com.

 

Si le client réserve une chambre via Agoda, le paiement s’effectuera directement sur le site avec une commission spéciale. Le paiement sera réglé par Agoda dont les détails seront inclut dans la confirmation de réservation d'Agoda. Dans les remarques, sera alors indiquer : R/ABF 2 TO TA OTH TO PA – (room/2 adult breakfast to travel agence other to personal account).

 

Ma principale tâche de cette semaine était donc d'actualiser le profil des clients dès la confirmation de réservation reçue.

Les réservations d'un jour à l'autres sont  fluctuantes, cela dépend bien entendu du tarif de la nuit d'une chambre. A savoir que beaucoup de clients réserve une chambre le jour même de leur arrivée.

 

Remarques:

Cela m'a plu d'être au service des réservations. Changer d'activité, d'ambiance et d'atmosphère.

A partir de la semaine prochaine, je retourne à la réception !

 

 

 

 

Me voilà de retour à la réception.. au statut de GRO : guest relation officer. J'ai donc repris mon travail de d'habitude. Une stagiaire est arrivée et elle m'aide.

 

Malheureusement pendant cette semaine, j'ai commis la plus grosse erreur .. à ne pas faire.

Comme à mon habitude, je réalisais le check-in pour un guest. A la fin de l'opération, je me suis rendue compte que j'avais malencontreusement fait le check-in de la mauvaise personne. D'une j'ai validé la mauvaise personne dans le système (c'est à dire que le nom de la personne qui a réalisé le check-in, est resté dans le système en tant qu' "arrivée" avec le mauvais numéro de chambre/ et l'autre client qui était censé arrivé plus tard dans la soirée, est déjà placé dans les "résidents" avec le numéro de chambre de la première personne!) Bon c'est très confus ! Et ça fout le bordel dans le système. 

De deux le client que j'étais sois disant censé valider dans le système devait payer ses nuits (pendant le check-in) et le "deposit", or j'ai demandé au client de régler seulement "le deposit" pour une seule nuit.

Bref ... forcèment cela a perturbé tout le monde. Je n'ai pas eu de remarques grossières ou "méchantes" de mes supérieurs. Ils se sont occupés de ma "petite erreur". Une de mes supérieurs m'a juste dit qu'à partir de maintenant je devais toujours réaliser le check-in avec quelqu'un ... Ce n'est pas une catastrophe, je préfère même ! Je ne veux surtout pas refaire une erreur comme celle-ci.

En deux mois et demi de stage, c'est LE premier problème que j'ai eu. Heureusement !